문서 관리가 부족하면 내부 효율성이 손상되고 회사는 중요한 데이터가 손실될 위험이 있으며, 최악의 경우 규정을 준수하지 않아 재정적 처벌을 받을 수 있습니다. Revver 및 M-Files와 같은 최신 문서 관리 소프트웨어(DMS)는 모든 문서를 한곳에 안전하게 저장하고 직원이 필요에 따라 쉽게 찾아 검색할 수 있도록 하여 이러한 문제를 해결합니다. 귀사에 가장 적합한 문서 관리 소프트웨어를 찾을 수 있도록 돕기 위해 저희는 모든 최고 플랫폼을 수십 시간 동안 조사했습니다. 저희는 기능과 사용 편의성부터 비용과 사용자 정의 가능성까지 다양한 요인을 서로 비교했습니다.
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Revver(이전 eFileCabinet)
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문서 관리 소프트웨어를 선택하는 방법
왜 우리를 신뢰해야 할까요?
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시중에서 가장 좋은 문서 관리 소프트웨어를 찾기 위해, 우리는 각 솔루션이 어떻게 기능하는지 살펴보기 위해 직접 테스트를 실시했습니다. 우리는 광학 문자 인식, 파일 공유, 저장 용량, 워크플로 자동화와 같은 기능에 특히 주의를 기울였습니다.
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최고의 문서 관리 소프트웨어
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고객 서비스 양식, 채팅, 전화번호, 이메일
FAQ 페이지, 비디오 채널, 솔루션 카탈로그, M-Files 커뮤니티, 이메일
이메일, 양식, FAQ, 지식 기반
지원 요청 양식, 커뮤니티 포럼, 교육 기사
전화, 이메일, FAQ, 비디오
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저장: 서버 측 저장 용량에 따라 다름
체험 기간: 30일
고객 지원: FAQ 페이지, 비디오 채널, 솔루션 카탈로그, M-Files 커뮤니티, 이메일
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저장 용량: 32GB-4TB
체험 기간: 30일
고객 지원: 이메일, 양식, FAQ, 지식 기반
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저장: 클라우드 저장을 위한 250GB-1000GB. 사용자 정의 옵션도 가능합니다.
체험 기간: 30일
고객 지원: 온라인 양식, 커뮤니티 포럼, 교육 기사
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저장: 사용 사례에 따라 다름
시험 : 없음
고객 지원: 전화, 이메일, FAQ, 비디오
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문서 관리 소프트웨어란 무엇이고, 어떤 역할을 하나요?
문서 관리 소프트웨어를 사용하면 기업은 기존 문서와 기록을 디지털화하고 새 문서를 만들 수 있습니다. 필요한 권한이 있는 모든 사용자는 이러한 문서를 편집하여 조직 전체의 협업을 가능하게 할 수 있습니다.
문서 관리 시스템에는 일반적으로 태그 지정 및 메타데이터 시스템을 통해 문서를 구성하는 도구도 포함됩니다. 예를 들어, 모든 재무 문서에 “재무” 태그를 지정한 다음 “회계”, “지출”, “송장” 등과 같은 하위 범주로 분류할 수 있습니다. 대부분의 시스템은 유연하며 사용자가 자신의 파일링 시스템을 설정할 수 있습니다.
오늘날 최고의 문서 관리 시스템은 광학 문자 인식(OCR)이라는 기능을 통해 이러한 기능 중 일부를 자동화합니다. 이를 통해 소프트웨어는 문서의 내용을 검토하고 관련 메타데이터를 자동으로 첨부하여 적절한 폴더에 보관할 수 있습니다.
문서 관리 소프트웨어를 사용하면 어떤 이점이 있나요?
문서 관리 시스템은 기업 소유자에게 다음을 포함한 여러 가지 중요한 이점을 제공합니다.
보안 강화: 문서 관리 소프트웨어는 기록을 저장, 분류, 검색 및 액세스하는 더 나은 방법을 제공합니다. 또한 관리자가 특정 파일을 권한에 따라 제한하여 해당 문서에 액세스해야 하는 사람만 액세스할 수 있도록 할 수 있습니다.
어디에서나 변경 사항을 만들고 추적할 수 있는 기능: 파일은 어디에서나 반복적으로 편집하고 업데이트할 수 있습니다. 대부분의 애플리케이션에는 버전 관리 기능이 있어 사용자는 문서의 수명 주기 전반에 걸쳐 발생한 변경 사항을 추적할 수 있습니다.
개선된 협업 및 워크플로 자동화: 대부분의 애플리케이션에서 종이 문서를 디지털 버전으로 스캔한 다음 플랫폼에 저장합니다. 최고의 프로그램은 팀이 원격으로 24시간 내내 협업할 수 있는 능력을 향상시킵니다. 또한 비즈니스를 원활하게 운영하는 데 필요한 모든 문서를 쉽게 만들고, 편집하고, 검토하고, 승인할 수 있는 워크플로 자동화 도구도 제공합니다.
친환경성: 문서 관리 시스템은 종이 없는 사무실을 만들고 관리하는 데 도움이 되는 도구를 제공합니다 . 종이 없는 워크플로의 다양한 단계를 처리하기 위해 여러 프로그램을 사용하는 대신, 이 소프트웨어는 단일 인터페이스에서 필요한 모든 기능을 제공합니다.
쉬운 가져오기: 대부분의 애플리케이션에는 스캐너와 인터페이스하는 이미징 도구가 포함되어 있어 문서를 스캔하여 중앙 문서 저장소 로 직접 가져올 수 있습니다. 종이 문서를 스캔하는 것 외에도 많은 시스템에서 PDF, 워드 프로세싱 파일, 스프레드시트, 이미지 파일 및 기타 여러 파일 형식 등 대부분의 디지털 문서를 가져올 수 있습니다. 문서가 시스템에 가져오면 사무실의 다른 사람과 많은 경우 사무실 외부의 개인이 액세스할 수 있는 데이터 저장소에 저장됩니다.
문서 관리 소프트웨어에는 몇 가지 유형이 있습니까?
다음을 포함하여 여러 유형의 문서 관리 시스템을 접할 수 있습니다.
콘텐츠 관리: 이 시스템은 디지털 콘텐츠를 만들고, 구성하고, 게시하는 데 중점을 둡니다. 일반적으로 웹사이트, 인트라넷 및 디지털 출판물에 사용됩니다. 콘텐츠 관리 시스템은 협업적 콘텐츠 생성을 가능하게 하고 버전 제어 기능을 제공합니다.
워크플로 관리: 워크플로 관리 소프트웨어는 문서 기반 비즈니스 프로세스를 자동화하고 추적합니다. 검토, 승인 또는 조치를 위해 적절한 사람에게 문서를 라우팅합니다. 이 시스템은 운영을 간소화하고 문서 처리의 전반적인 효율성을 개선하는 데 도움이 됩니다.
기록 관리: 기록 관리 시스템은 공식 비즈니스 기록의 수명 주기를 관리하여 법률 및 규제 요구 사항을 준수합니다. 이러한 시스템에는 중요한 문서의 보관, 처분 및 안전한 보관 기능이 포함됩니다.
문서 이미징 시스템: 이 유형의 시스템은 스캐닝을 통해 물리적 문서를 디지털 형식으로 변환합니다. 종종 검색 가능한 텍스트를 생성하기 위해 광학 문자 인식(OCR) 기술이 포함됩니다. 문서 이미징 시스템은 디지털화된 문서의 저장, 검색 및 배포를 용이하게 합니다.
정보 관리: 정보 관리란 데이터 처리의 다양한 측면을 포괄하는 더 광범위한 시스템입니다. 조직 내의 모든 유형의 정보를 정리, 저장 및 검색하는 데 중점을 둡니다. 이러한 시스템은 종종 여러 도구를 통합하여 정보 자산을 관리하기 위한 포괄적인 솔루션을 제공합니다.
우리의 최고 추천 목록에 있는 대부분의 문서 관리 시스템은 이러한 유형의 시스템 중 하나 이상의 기능을 결합합니다. 가장 좋은 시스템은 위에 설명된 작업의 대부분, 아니면 전부를 수행할 수 있습니다.
문서 관리 소프트웨어 비용은 얼마인가요?
문서 관리 시스템의 가격은 여러 요인에 따라 크게 다릅니다. 선택하는 호스팅 방법은 가격에 상당한 영향을 미칠 수 있습니다.
클라우드 기반 문서 관리 소프트웨어는 일반적으로 월 구독 요금을 기준으로 합니다. 클라우드 기반 솔루션은 일반적으로 사용자당 월 $15~200입니다. 월 구독은 사용자당 월 모델을 기준으로 하므로 필요한 사용자 수가 총 비용에 큰 영향을 미칩니다.
온프레미스 솔루션은 일회성 선불 수수료와 소프트웨어 업데이트 및 기술 지원에 대한 연간 구독이 필요합니다. 온프레미스 솔루션은 일반적으로 사용자당 평균 $1,000입니다. 또한, 초기 비용의 약 20%인 소프트웨어 업데이트 및 기술 지원에 대한 설정 수수료와 연간 서비스 구독을 지불해야 합니다.
일부 회사에서는 온프레미스 솔루션과 클라우드 기반 솔루션을 혼합한 하이브리드 모델을 제공합니다.
참고로
많은 문서 관리 시스템은 다양한 수준의 필요성을 가진 조직에 맞게 다양한 기능을 갖춘 여러 계층을 제공합니다.
문서 관리 소프트웨어를 선택하는 방법
비즈니스에 가장 적합한 문서 관리 시스템을 선택하려면 시장을 조사할 때 다음 측면을 고려하세요. 적합할 수 있는 플랫폼을 몇 개 파악했다면 라이브 데모 일정을 잡고, 담당자에게 면밀히 조사하는 질문을 하고, 무료 평가판을 테스트하여 각 소프트웨어의 작동 방식을 더 잘 파악하세요.
무엇이 우선순위여야 하는지 가장 잘 이해하기 위해, 우리는 기업 소유자와 리더들에게 문서 관리 소프트웨어를 선택할 때 거친 과정에 대해 물어보았습니다.
가격과 전반적인 가치를 고려하세요
가격과 구독 플랜을 평가할 때, 단순히 스티커 가격만 고려하지 마세요. 가장 저렴한 옵션을 선택하고 싶을 수 있지만, 대신 전반적인 가치에 대해 생각해보세요. 어느 플랫폼이 가장 큰 가치를 제공할까요? 시장에서 가장 낮은 가격이 아니더라도 비용 효율적인 가격대에서 필요한 모든 것에 액세스할 수 있는지 확인하세요.
“저렴함은 확장성에 대한 필요성과 균형을 이루어야 합니다. 대부분 회사는 단순히 가장 저렴한 옵션을 원하지만, 이러한 회사가 확장할 때 이는 단기적인 이점이 될 수 있습니다.” Zibtek의 설립자인 캐시 메릴의 말입니다. “숨겨진 비용 없이 가격 책정에 유연성을 제공하는 구조를 찾으세요.”
사용성을 평가하고 설정하세요
설정하기 어렵고 사용하기 어려운 문서 관리 소프트웨어는 별로 도움이 되지 않습니다. 직원이 효과적으로 사용할 수 있도록 최소한의 교육만 필요하고 빠르게 시작하고 실행할 수 있는 플랫폼을 선택하는 데 시간을 투자하세요. 설정 및 구현 지원이 쉬운 사용자 친화적인 소프트웨어를 선택하면 구현 단계에서 중단이 최소화됩니다.
“소프트웨어를 사용하기 쉽지 않거나 사용자가 엄격한 교육을 받아야 하는 경우, 이는 사용에 영향을 미칠 가능성이 큽니다. 직원들이 짧은 교육으로 즉시 사용할 수 있는 솔루션을 찾으세요.” 메릴이 말했습니다.
사용자 정의 및 유연성을 고려하세요
문서 관리 소프트웨어는 귀사의 업무 흐름과 고유한 요구 사항에 맞게 충분히 유연하게 조정되어야 합니다. 예를 들어, 맞춤형 파일링 프로세스와 메타데이터 구조는 필수입니다. 또한 플랫폼이 업계 내 비즈니스의 요구 사항과 어떻게 일치하는지 고려하세요. 기대에 부응할 수 있습니까? 아니면 다른 유형의 비즈니스를 위해 설계되었습니까?
Inspected의 설립자 겸 CEO인 Anthony Perera는 “업계의 특정 요구 사항에 맞는 솔루션을 선택하세요.”라고 말했습니다. “계약자와 지자체의 경우 허가 프로세스의 뉘앙스를 이해하는 소프트웨어를 찾으세요. 사용 편의성과 강력한 보안 기능을 우선시하세요. 우수한 고객 지원과 정기적인 소프트웨어 업데이트의 중요성을 과소평가하지 마세요.”