在本系列關於紙張過時的第一部分中，我們討論了將文件數位化以優化流程並保持競爭力的必要性，以及外包此流程以避免過度資源消耗的可能性。
在第二篇文章中，我們想要分析
文件數位化對於所有管理或儲存大量紙本文件和文件的公司來說必不可少的主要原因。
創建無紙化組織是一項龐大且非常複雜的工作，但外包給像Grupo Valora這樣的專業服務提供者可以節省時間、金錢和挫折感。下面我們提出了公司應該將其文件數位化的一系列原因。
提高生產力員工找到所需紙本
文件的平均時間為 12 分鐘。文件數位化處理後，這個時間減少到幾秒鐘。
文件數位化提供了在幾秒 墨西哥 WhatsApp 號碼數據 鐘內共享、協作、交換和存取文件的能力，從而縮短了交付時間並提高了業務效率。
文件的損壞和資訊的保存
這顯然是數位化的主要原因之一。以紙質格式儲存的資訊是可降解的信息，並且隨著每次手動使用而進一步惡化。文件數位化可確保保存並保留公司最重要的資料以供日後使用。
安全現在，鎖定的文件實際上
可以轉換為受密碼和使用者限制過程保護的文件。這是一個很好的理由，目的是最大限度地減少資訊遺失和被盜的風險。
資訊取得與權力下放
數位化文件是一種可以隨時隨地輕鬆存取的文檔，無論是透過雲端、行動或本地設備還是透過任何線上服務。公司越來越傾向於減少在辦公室或業務之外諮詢和簽署文件時的障礙，從而簡化組織的流程。
節省儲存和維護成本
房地產空間價格昂貴，而且辦 資料隱私的挑戰與威脅 公室的面積也沒有限制。消除文件櫃、架子、紙張等。這意味著企業開支的減少。可用於更重要方面的費用。
另一方面，也必須考慮印刷
成本。不僅是墨水或碳粉，還有管理設備或維護設備的成本。
競爭力
跨國公司和中小企業在管理文件 薩法伊新聞 時已經加入了數位化變革，他們已經看到他們的費用如何減少，他們的工作流程變得更加高效，並且他們的客戶對此表示讚賞。不選擇文件數位化可能會帶來嚴重的競爭劣勢。
環境環境意識也是需要考慮
的一個面向，並已成為廣大公司的目標之一。無需列印或建立實體備份，有助於保護環境並降低成本。
這些是明確接受文件數位化優勢的眾多原因中的一些，每個公司遲早都會面臨這項挑戰。因此，建議
借助Valora 集團旗下公司GCIC的
服務盡快開始數位轉型。
如果您的公司不知道如何面對數位化流程，諮詢始終是一個很好的解決方案。對儲存的文件進行良好的分析和編目可以成為業務數位化過程中的良好開端。聯絡我們為您提供個人化的解決方案。